Case Study
LogisticsSupplier ScoringExcel ModelDecision Support
Strategic Supplier Allocation Matrix
How we designed a comprehensive supplier scoring, volume allocation, and performance tracking model for a leading shipping and logistics company — replacing informal decisions with a transparent, measurable, and risk-balanced framework.
Context
A leading shipping and logistics company operating across key corridors worked with 5 logistics service providers. Volume allocation decisions were made informally, based on habit and personal relationships rather than objective data — creating supplier concentration risk, no pricing leverage, and inability to identify underperformance.
The Challenge
- No evaluation framework — Suppliers were not assessed against objective criteria
- Non-optimized volume allocation — No link between supplier performance and allocated volume
- Concentration risk — Excessive dependency on certain providers with no mitigation
- No KPI tracking — No monthly performance indicators
- Data-free negotiations — Unable to justify allocation changes objectively
Our Approach
Phase 1 — Diagnostic & Criteria Definition
Co-defined 5 weighted evaluation criteria: price competitiveness (30%), network & availability (20%), execution strength (25%), compliance & risk (15%), and strategic value (10%).
Phase 2 — Scoring Model Design
Built a 1-to-5 scoring matrix with detailed rating guide for each criterion, calibrated to the logistics context.
Phase 3 — Classification & Allocation System
Automatic classification: Strategic (4.2-5.0 → 40-60% volume), Core (3.6-4.1 → 20-40%), Tactical (3.0-3.5 → spot), Risk (<3.0 → limited).
Phase 4 — Executive Dashboard & Alerts
Real-time portfolio dashboard with category distribution, automatic critical alerts, and supplier rankings.
Phase 5 — KPI Modules & Deployment
Monthly KPI tracking (12 indicators per supplier), risk register, monthly scorecard, and complete documentation.
The Delivered Model
📊Allocation Matrix — Weighted scoring with auto-classification
🎯Executive Dashboard — Real-time portfolio view with alerts
📈KPI Tracking — 12 indicators per supplier monthly
⚠️Risk Register — Probability × impact scoring
📋Monthly Scorecard — Trend analysis & actions
📖Scoring Guide — 5-page operational criteria
Initial Results
| Rank | Supplier | Score | Category | Allocation |
|---|
| 1 | Supplier C | 4.35 | Strategic | 40-60% volume |
| 2 | Supplier E | 4.05 | Core | 20-40% volume |
| 3 | Supplier A | 3.90 | Core | 20-40% volume |
| 4 | Supplier D | 3.70 | Core | 20-40% volume |
| 5 | Supplier B | 3.50 | Tactical | Spot / overflow |
5Suppliers evaluated objectively
5Weighted criteria with scoring guide
12Monthly KPIs per supplier
8Automated Excel modules
Impact
For the first time, volume allocation is based on objective data. The client now has negotiation leverage, proactive risk alerts, and a monthly review discipline that drives continuous improvement.
Contexte
Une entreprise de transport et logistique opérant sur des corridors clés travaillait avec 5 fournisseurs de services logistiques. Les décisions d'allocation de volume étaient informelles, basées sur l'habitude plutôt que sur des données objectives — créant des risques de concentration, aucun levier tarifaire et une incapacité à identifier les sous-performances.
Le défi
- Aucun cadre d'évaluation — Les fournisseurs n'étaient pas évalués sur des critères objectifs
- Allocation non optimisée — Pas de lien entre performance et volume alloué
- Risque de concentration — Dépendance excessive sans plan de mitigation
- Pas de suivi KPI — Aucun indicateur de performance mensuel
- Négociations sans données — Impossible de justifier objectivement les changements
Notre approche
Phase 1 — Diagnostic & définition des critères
Co-définition de 5 critères pondérés : compétitivité prix (30%), réseau (20%), exécution (25%), conformité (15%), valeur stratégique (10%).
Phase 2 — Modèle de scoring
Matrice de notation 1-5 avec guide détaillé pour chaque critère, calibré au contexte logistique.
Phase 3 — Classification & allocation
Classification automatique : Stratégique (4.2-5.0 → 40-60%), Core (3.6-4.1 → 20-40%), Tactique (3.0-3.5 → spot), Risque (<3.0 → limité).
Phase 4 — Dashboard & alertes
Dashboard temps réel avec distribution par catégorie, alertes automatiques et classement.
Phase 5 — Modules KPI & déploiement
Suivi KPI mensuel (12 indicateurs par fournisseur), registre des risques, scorecard et documentation.
Le modèle livré
📊Matrice d'allocation — Scoring pondéré avec auto-classification
🎯Dashboard exécutif — Vue portefeuille temps réel avec alertes
📈Suivi KPI — 12 indicateurs mensuels par fournisseur
⚠️Registre des risques — Scoring probabilité × impact
📋Scorecard mensuel — Analyse de tendance & actions
📖Guide de scoring — Critères opérationnels détaillés
Résultats initiaux
| Rang | Fournisseur | Score | Catégorie | Allocation |
|---|
| 1 | Fournisseur C | 4.35 | Stratégique | 40-60% du volume |
| 2 | Fournisseur E | 4.05 | Core | 20-40% du volume |
| 3 | Fournisseur A | 3.90 | Core | 20-40% du volume |
| 4 | Fournisseur D | 3.70 | Core | 20-40% du volume |
| 5 | Fournisseur B | 3.50 | Tactique | Spot / overflow |
5Fournisseurs évalués objectivement
5Critères pondérés avec guide de scoring
12KPI mensuels par fournisseur
8Modules Excel automatisés
Impact
Pour la première fois, l'allocation de volume repose sur des données objectives. Le client dispose désormais d'un levier de négociation, d'alertes de risque proactives et d'une discipline de revue mensuelle favorisant l'amélioration continue.
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